Office Manager f/h - Axe 3 - Audit Conseil Expertise

Responsabilités principales
Nous recherchons un/une Office Manager, pour soutenir notre équipe de 20 personnes dans les domaines suivants :

Office - Accueil et relation client : 25%
• Gestion des appels téléphoniques : accueillir les clients et répondre au standard avec professionnalisme et courtoisie ( volume d’appels réduit car chaque collaborateur a un téléphone portable professionnel) .
• Assistance numérique :
- assistance des clients dans la gestion de leur espace partagé (expliquer notamment la réinitialisation des MDP et les accompagner lorsqu’ils rencontrent des difficultés)
- numérisation et archivage de documents juridiques originaux reçus au cabinet en relation avec notre pole juridique
• Communication externe :
- assistance dans la gestion des communications clients
- Préparation de newletters techniques avec les différents pôles et coordination des envois
• Coordination de la maintenance et du bon fonctionnement des espaces et du matériel en relation avec le propriétaire et les fournisseurs (ménage, informatique, etc...)
• Planification et gestion du budget office management. gestion des achats ( courses, café, thé, fournitures...)
• Veiller aux respect des conditions de santé et sécurité au travail
• Organisation des évènements (1 séminaire annuel) et petites attentions pour nos collaborateurs (anniversaires, pot de départ, apéro,...)
• Archivage :
- organisation et maintien de la documentation administrative
- suivi des archives clients (1 fois par an )

Vie du cabinet, Support RH et gestion du personnel : 25%
• Gestion des absences et congés
• Suivi des agendas, télétravail et absences.
• Gestion des process onboarding et offboarding
• Administration du personnel (contrats, avenants, entrées/sorties).
• Communication interne :
- coordination communications internes,
- participation au programme des séminaires,
- animation réseau social de l’entreprise
• Projets : proposition et mise en place d’amélioration (process, communication, les évènements ,intégration, offboarding, recrutement, …)
• Assistance au recrutement

Assistance direction 50%
• Organisation et suivi de la gestion des temps :
- mise en place de reporting,
- assistance à la gestion des planning
• Coordination et suivi des obligations LAB
• Formalisation, structuration et amélioration continue des processus internes (notes de services).
• Gestion administrative générale et sécurisation des informations.
• Gestion financière interne en binôme avec notre assistante de direction) :
- suivi de la facturation, des encaissements et des relances.
- création des fiches clients (ISAGI) et paramétrage de la gestion interne dans l’outil GI (missions, plan facturation, mandat prélèvement …)
• Suivi de projets structurants (digital, IA, croissance).avec l’Expert-comptable